This work package is aimed to achieve a successful performance and timely accomplishment of the project, as well as a sound management of resources and a comprehensive reporting in due time.

Following the communication of the proposal approval, the contractualisation process was the first action undertaken by the COCKLES partnership. The signed Grant Agreement and Partnership Agreement provide the project with a legal framework so that all partners become fully aware of their rights and obligations towards the Atlantic Area Programme and the other members of the partnership.

In order to achieve a smooth and efficient development of the project activities, a management structure has been set up, comprising the following elements:

– The Lead Partner (CETMAR), in charge of the overall coordination of the project team and resources and the interlocutor with the Programme Managing Authority. It is committed to guarantee an efficient implementation, accountability and due reporting of performance.

– The Steering Committee is a high level advisory board formed by a representative from each partner organization, which will hold six-monthly meetings. They are in charge of making the strategic decisions on the project when required and they will multiply the impact of dissemination and capitalization efforts. This board is chaired by the Lead Partner and vice-chaired by a scientific and a stakeholders’ representatives.

– The Operational Management Team, formed by the work package leaders, will assist the Lead Partner in the permanent monitoring of the project activities, take operational decisions at work package level and compile information for reporting and discussion documents. This group will be in permanent contact and meet quarterly in remote.

– The Project Assembly is formed by all people participating in the project and will hold a meeting once a year during the project duration.

Detailed procedures for communication, organization of meetings, decision making, financial management and reporting have been built upon the Programme standards and rules. These internal governance rules, which will contribute to transparency and democratic participation as fundamental principles, have been agreed within the consortium and are well known by all partners.

In order to allow an anticipated reaction to avoid occurrence or mitigate the impact of any deviation from the work plan, a preliminary identification of risks and the corresponding contingency measures has been outlined since the project design. From this baseline, a detailed risk identification and classification, according to the likelihood and the potential impact, is being followed-up, recorded and permanently updated by the Operational Management Team. Likewise, the quality of public documents and contents generated by the project will be peer reviewed to guarantee a high quality level.

At the final stage of the project, actions aimed to guarantee sustainability of the project beyond the funding period and an optimal uptake of results by key stakeholders will be carried out.

|ES| COORDINACIÓN DEL PROYECTO

Este paquete de trabajo está destinado a garantizar el éxito del proyecto y su ejecución en plazo y en las condiciones establecidas, llevando a cabo una adecuada gestión de los recursos y la emisión de los informes oportunos.

La aprobación de la propuesta dio lugar al inicio del proceso de firma de los documentos contractuales como primera acción del proyecto. Los acuerdos de financiación y de consorcio (Grant Agreement y Partnership Agreement respectivamente) proporcionan el marco legal de ejecución del proyecto en el que los socios conocen perfectamente sus obligaciones respecto al Programa Espacio Atlántico y hacia los demás miembros del consorcio.

Para lograr un desarrollo fluido y eficiente de las actividades previstas se ha establecido una estructura de gestión constituida por los siguientes elementos:

– El Socio líder (CETMAR) es el responsable de la coordinación general del equipo del proyecto y la gestión de los recursos, e interlocutor único con la Autoridad de Gestión del programa. Tiene el compromiso de garantizar la implementación eficiente del plan de trabajo y la rendición de cuentas económicas y de ejecución técnica.

– El Comité de Dirección constituye el grupo consultivo y de toma de decisiones. Está formado por un representante de cada organización socia del proyecto y se reúne con una periodicidad semestral. Es responsable de las decisiones estratégicas sobre el desarrollo del proyecto y contribuirán a multiplicar el impacto de los esfuerzos de difusión y capitalización. Está presidido por el socio líder y cuenta con dos vicepresidentes, representantes de los socios científicos y de los agentes del sector, respectivamente.

– El Equipo de Gestión Operativa, formado por los líderes de los paquetes de trabajo, apoyarán al socio líder en el seguimiento permanente de las actividades del proyecto, tomarán decisiones operativas a nivel de paquete de trabajo y recopilarán la información necesaria para – La Asamblea del Proyecto está formada por todas las personas que participan en el proyecto y se reúne anualmente.

A partir de las reglas y estándares del programa, se han elaborado una serie de procedimientos internos para los procesos de comunicación, organización de reuniones, toma de decisiones, gestión financiera y elaboración de informes. La aplicación de estos procedimientos, que han sido acordados y son conocidos por todos los socios, contribuye a la transparencia y a la participación democrática como principios fundamentales. 

Para facilitar una actuación temprana que evite o mitigue el impacto de cualquier posible desviación respecto al plan de trabajo previsto, durante la fase de diseño del proyecto  se ha realizado una identificación preliminar de riesgos, junto con las correspondientes medidas de contingencia.

Desde este punto de partida, el Equipo de Gestión Operativa llevará a cabo una gestión de riesgos que permita identificarlos y clasificarlos de acuerdo a la probabilidad de que ocurran y el impacto potencial, un seguimiento exhaustivo de los mismos y un registro permanente y actualizado.

Del mismo modo, se garantizará la calidad de los documentos y contenidos de carácter público generados por el proyecto mediante el procedimiento de revisión por pares.

En la fase final del proyecto se llevarán a cabo un conjunto de acciones que garanticen la sostenibilidad e impacto del proyecto al término del período de ejecución, así como la adopción de los resultados por parte de los agentes clave.